Um an einem Beispiel exemplarisch aufzuzeigen, warum junge Unternehmen mit einem Beirat erfolgreicher sind, möchte ich kurz von meinen eigenen Erfahrungen als mehrfacher Gründer und Unternehmer erzählen.

Mein Unternehmen, eine der ersten Digital-Agenturen Deutschlands, war damals ca. vier Jahre alt. Die Agentur war seit ihrer Gründung extrem schnell gewachsen. Wir haben jede Menge Pitches und Projekte gewonnen, sind aber mit der Umsetzung kaum hinterhergekommen, weil wir chronisch viel zu wenig Personal hatten. So schnell konnten wir zusätzliche Mitarbeiter gar nicht einstellen, wie wir sie gebraucht hätten.

Ich wollte meinen Kunden damals, also lange bevor das Thema E-Commerce am Markt überhaupt relevant wurde, zeigen, wie ein Online-Shop aussehen und funktionieren kann. Und so haben wir für unseren Kunden Vodafone einen Muster-Shop entwickelt, um testweise Handys und Verträge online zu verkaufen. Wir haben den Shop konzipiert, designt, programmiert und schließlich auch in Betrieb genommen. Dafür habe ich zwei Praktikanten aus unserem IT-Entwicklungsteam abgezogen, was dort angesichts der hohen Auslastung überhaupt nicht gut ankam. Die beiden Praktikanten haben über den Shop sehr erfolgreich erste Handys und Verträge verkauft, und wir hatten nach ein paar Monaten ein hervorragendes Referenz-Projekt für einen der ersten Online-Shops in Deutschland. Mein Ziel war also erreicht.

Doch damit fingen die Probleme erst an. Der Shop lief so erfolgreich, dass die beiden Praktikanten schon nach kurzer Zeit Unterstützung für die Auftragsabwicklung anforderten, weil sie statt nur einiger weniger plötzlich Hunderte von Handys verkauften. Gleichzeitig forderte das IT-Team immer lautstärker die beiden Praktikanten zurück, da diese für unsere IT-Projekte dringend benötigt wurden. Der Druck wurde von allen Seiten immer größer und so habe ich den Shop – dummerweise – wieder geschlossen. Die Umsetzung unserer Kunden-Projekte erschien mir damals wichtiger als das Betreiben eines Online-Shops. Und der hatte seinen Zweck als Vorzeigeprojekt schließlich bereits erfüllt.

Die Praktikanten kehrten also wieder ins IT-Team zurück und alle waren glücklich. Die URL des Shops, die wir nun nicht mehr brauchten, habe ich einige Monate später für ein paar Tausend Euro an ein Unternehmen verkauft, das großes Interesse daran hatte. Und dieses Unternehmen hat damit einen neuen Shop aufgezogen und innerhalb weniger Jahre ein 7-stelliges EBIT erwirtschaftet. Dumm gelaufen für mich, kann man da nur sagen.

Hätte ich damals einen guten Ratgeber und Sparringspartner an meiner Seite gehabt, hätte er mir mit Sicherheit geraten, den Shop einfach wie ein Startup auszugründen und dafür einen Geschäftsführer zu suchen, der ein Team aufbaut und das Ganze völlig unabhängig von der Agentur betreibt. Ausreichend Liquidität für die Ausgründung wäre jedenfalls vorhanden gewesen. Und so hätten wir ein weiteres erfolgreiches Unternehmen aufbauen können.

Die Frage, ob ich aufgrund meiner unternehmerischen Erfolge mit Ende 20 bzw. Anfang 30 nicht zu arrogant gewesen wäre, um einem Ratgeber, wie ich es heute bin, überhaupt zuzuhören, kann ich nicht sicher beantworten. Das muss ich ganz offen zugeben. Was ich aber aufgrund meiner Erfahrungen aus mehreren Gründungen, schnellen Aufbau- und auch kritischen Phasen mit Sicherheit weiß, ist, dass ich damals viele Fehler hätte vermeiden können, wenn ich einen erfahrenen Ratgeber als Sparringspartner oder Mentor an meiner Seite gehabt hätte.

Was sind die konkreten Vorteile eines Beirats?

Einem jungen Unternehmen bzw. einem erstmaligen Gründer fehlt es zwangsläufig an unternehmerischer Erfahrung. Mit seinem Produkt und seinem Angebot kennt er sich sicher hervorragend aus. Wenn es aber darum geht, in einer schnellen Wachstums- oder kritischen Phase realistische Strategien zu entwickeln, Prozesse zu planen oder anzupassen, Teams neu zu strukturieren, die richtigen Führungskräfte einzustellen, Marketing und Sales oder das Controlling aufzubauen, dann wird er vielfach mit Fragen und Problemen konfrontiert, für die er keine erprobten Lösungen parat hat. Genau hier kann ein Beirat sein externes Wissen und seine Erfahrung einbringen.

Fehlt es einzelnen Geschäftsführern in ihren Aufgabenbereichen an Erfahrung oder treten etwa in Sonder- und Krisensituationen Defizite in der Geschäftsführung zu Tage, kann ein Beirat unterstützen und helfen. Außerdem kann er wertvollen Input und Impulse bei der Entwicklung und Ausarbeitung der strategischen Unternehmensplanung geben.

Sollte es zwischen einzelnen Geschäftsführern, zwischen Geschäftsführung und Gesellschaftern oder zwischen Geschäftsführung und Führungskräften zu Differenzen kommen, kann ein Beirat schlichtend und ausgleichend zu Seite stehen.

Wie wählt man den richtigen Beirat aus?

Der Schwippschwager, der Steuerberater oder der Anwalt sind keine geeigneten Kandidaten. So viel ist sicher. Sie mögen in Ihren jeweiligen Fachbereichen gute Ratgeber sein, eignen sich jedoch nicht als aktiver Beirat, der Erfahrung als Gründer und erfolgreicher Unternehmer mitbringen und möglichst breit aufgestellt sein sollte.

Bei meiner Arbeit als Gründer-Coach erlebe ich immer wieder, dass sich ehemalige, sehr erfolgreiche Vorstände und Geschäftsführer von großen Firmen bis hin zu Dax-Unternehmen als Beirat oder Aufsichtsrat bei Startups und jungen Unternehmen anbieten. Sicherlich verfügen diese über eine entsprechende Expertise und ein exzellentes Netzwerk. Ob sie damit aber einem noch sehr jungen Unternehmen wirklich nützen können, darf bezweifelt werden. Denn in der Regel passen die Erfahrungen eines Vorstandes mit mehreren tausend Mitarbeitern nicht zu den Problemen und Bedürfnissen eines wachsenden Unternehmens mit ca. 5 bis 50 Mitarbeitern.

Außerdem erscheint es mir sehr viel sinnvoller, einen Beirat zu wählen, der selbst Unternehmer ist/war und sein Unternehmen mit eigenem Kapital und Risiko aufgebaut hat, als jemanden, der dieses Risiko nie selbst eingegangen ist.

Wie sieht der richtige Beirat aus?

Die Persönlichkeit des Beirats muss zum Unternehmen passen. Er sollte nach Möglichkeit selbst Gründer sein und die Erfahrungen, die Du als Unternehmer gerade durchmachst, selbst erlebt haben. Im Idealfall sogar mehrfach, um eine entsprechende Expertise aufzubauen. Er sollte alle Phasen eines schnellen Wachstums, aber auch kritische Phasen mitgemacht haben und wissen, was es bedeutet, wenn die Liquidität mal eng wird. Und er sollte Führungsstärke mitbringen, um auch in schwierigen Situationen klare Entscheidungen treffen zu können.

In welchen Bereichen kann ein Beirat helfen?

In den folgenden Unternehmensbereichen benötigen Unternehmer immer wieder Unterstützung von außen. Hier kann ein Beirat entscheidende Hilfestellungen und Anstöße geben.

Aufbau der Unternehmensstruktur:

• Geschäftsmodell
• Unternehmensführung
• Unternehmensstrukturen
• Teamaufbau & Human Resources
• Strukturierung von Finanzen & Controlling

Aufbau der Unternehmensprozesse:

• Geschäftsprozesse
• Vertriebsprozesse
• Verwaltung & Organisation
• Personalauswahl

Marketing & Sales

• Strategie/Positionierung
• Maßnahmenplanung
• Branding, PR, Social Media
• Messkriterien

Wie soll die Beiratstätigkeit vergütet werden?

Die Tätigkeit als Beirat ist kein Ehrenamt, sondern Arbeit! Daher sollte sie auch entsprechend vergütet werden. Ihr solltet mit dem Beirat abstimmen, in welchem Umfang Ihr seine Unterstützung benötigt. Z.B. 4x im Jahr fixe Beirats-Meetings, 1x pro Jahr Teilnahme am Strategie-Workshop, monatlicher oder 14-tägiger Call und jederzeitige Erreichbarkeit für Fragen und kurze Abstimmungen. Schnürt daraus ein Paket mit einer Pauschale für das gesamte Jahr. Als junges Unternehmen müsst Ihr mit einem Tagessatz von 1.000 € rechnen. Die Kosten für ein Jahrespaket sollten dann ca. 6.000 € betragen. Die Abrechnung erfolgt quartalsweise.

Wie sehe ich einen Beirat?

Der Beirat sollte in erster Linie Ratgeber für den Unternehmer sein. Im Idealfall ist er Sparringspartner, Ideengeber und Vertrauensperson.

Ich nehme meine Tätigkeit als Beirat als etwas sehr Verantwortungsvolles wahr. So arbeite ich z.B. nur für und mit Unternehmern, die mir offen und ehrlich gegenübertreten. Damit im Rahmen einer vertrauensvollen Zusammenarbeit die Bereitschaft für nötige Veränderungen entstehen kann. Als Beirat bin ich sehr direkt und fordernd, analysiere Probleme und hinterfrage immer wieder den Status Quo, damit Lösungen entwickelt und auch umgesetzt werden. Auf diesem Weg sind bei mir über die Jahre als Beirat und Aufsichtsrat viele gute persönliche Beziehungen und Freundschaften entstanden.

Andreas Preen
Gründer und Unternehmer, Aufsichtsrat, Beirat und Gründer-Coach

Ich habe in meiner Zeit als Unternehmer und Geschäftsführer zwei große Krisen mit meinen Unternehmen durchlebt. Zuerst die New-Economy-Krise Anfang der 2000er, während der sich unser Umsatz halbiert hat und ich fast die Hälfte der damals 100 Mitarbeiter habe entlassen müssen, um zu überleben, und die einen Großteil der damaligen jungen Internet-Unternehmen und Startups einfach weggefegt hat. Und dann die Finanzkrise von 2008/2009, aus der wir aufgrund schneller Reaktion und sehr klarer Fokussierung unseres Leistungsangebotes eher als Gewinner hervorgegangen sind.

Was ich aus diesen Krisen gelernt habe, ist, dass Krisen eines solchen Ausmaßes, wie wir es aktuell aufgrund der Corona-Pandemie erleben, in ihrer Entstehung zwar sehr unterschiedlich sind, dass sie aber alle nach dem gleichen Muster ablaufen. Sie kommen in der Regel in Wellen. Zuerst der Big Bang. Die negativen Nachrichten am Markt überschlagen sich und es geht gesamtwirtschaftlich erst einmal sehr schnell und sehr steil nach unten. Ist die erste Talsohle erreicht, setzt meistens eine Art Schockstarre ein. Danach keimt meist wieder etwas Hoffnung, die aber schnell von den realen negativen Wirtschaftsdaten am Markt wieder zerstört wird. Es folgt eine weitere, nicht mehr ganz so tiefe Talsohle, die sich aber abhängig von der Ursache und den Auswirkungen länger hinzieht, bevor es dann irgendwann wieder sehr langsam aufwärts geht.

Situation analysieren

Um möglichst unbeschadet durch die Krise zu kommen, analysiert Ihr zuerst Eure Situation. Welche Kunden habt Ihr aktuell eigentlich und in welchen Branchen macht Ihr euer New Business? In welchem Ausmaß sind Eure Kunden und deren Branchen von der Krise betroffen? Man kann hier grob in zwei Gruppen unterteilen.

1. Die Unternehmen, die von den Folgen der Krise direkt betroffen sind. Aktuell sind das z.B. die Automobil- und deren Zulieferindustrie, aber auch Airlines oder die Touristikbranche. Dort ist zunächst einmal überhaupt nicht absehbar, wie und ob es überhaupt weitergeht. Das bedeutet für Euch als Dienstleister, dass schon bestehende Projekte gestoppt werden und von dort so schnell keine neuen Aufträge mehr zu erwarten sind – falls Ihr nur ein „Nice to have“-Produkt anzubieten habt.

2. Die Unternehmen, die nur indirekt von der Krise betroffen sind und denen es im Grunde erst mal weiterhin gut geht. Weil sie aber fürchten, dass es sie auch noch treffen könnte, machen sie sicherheitshalber auch die Schotten dicht. Auch sie stoppen Projekte, fahren die Ausgaben runter und vergeben wenig bis keine neuen Aufträge. Das Ganze ist eher ein psychologischer Effekt, der je nach Entwicklung der Krise länger anhalten wird – mindestens sechs bis zwölf Monate.

Neu planen und schnell handeln – sehr schnell

Entwickelt schnellstmöglich einen der neuen Situation angepassten Stufen-Plan. Welche Sofortmaßnahmen müssen unverzüglich umgesetzt werden? Wie sieht es mittelfristig in zwei bis drei Monaten aus? Wie langfristig in sechs bis zwölf Monaten? Der wichtigste Punkt der Planung ist sicherzustellen, dass das Unternehmen die Krise überlebt. Wenn Ihr zu lange wartet und die Umsetzung nur zögerlich angeht, kann das bereits das Ende für Euer Unternehmen bedeuten.

Cash, Cash, Cash – Liquidität ist alles

Hopp oder top? Ob Ihr die Krise übersteht, hängt ganz entscheidend von der Liquidität/dem Cash des Unternehmens ab und von der Frage, für wie viele Monate das Geld reicht. Geht nicht davon aus, dass eine solche Krise nach drei Monaten schon wieder vorbei ist. Ihr müsst damit rechnen, dass sie ein bis eineinhalb Jahre dauern wird. Wenn Euch die Aufträge wegbrechen, müsst ihr sehr schnell Maßnahmen ergreifen, um die Kosten entscheidend zu reduzieren. Hier gilt es, den Status Eurer Finanzen stets im Auge zu behalten, damit Ihr einen möglichst langen finanziellen Atem habt.

Mut zu radikalen Entscheidungen – wenn es sein muss

Um zu überleben, sind je nach Situation auch radikale Schritte nötig: Gehaltsreduzierungen, Kurzarbeit 100, Entlassungen oder im schlechtesten Fall sogar, das Unternehmen in den Winterschlaf versetzen. Ihr müsst das tun, was zum Überleben notwendig ist. Wenn radikale Einschnitte nötig sind, dann macht sie schnell und tief, aber möglichst nur einmal. Vermeidet dabei eine Salami-Taktik.

Auch Startups, die meist gut oder gerade frisch finanziert sind und so z.B. zwölf Monate durchhalten können, müssen in Krisensituationen schnelle Entscheidungen treffen. Entweder auch Ihr reduziert die Kosten, z.B. durch Kurzarbeit, um statt 12 Monate 18 Monate durchhalten zu können. Oder ihr nutzt die Zeit der niedrigen Projektauslastung, um mehr Kapazitäten in die Produktentwicklung zu stecken. Das bedeutet aber auch, dass Ihr den Markt sehr genau beobachten müsst, um die Zeitspanne bis zum Anlaufen neuer Projekte zuverlässig einschätzen zu können. Nicht dass Euch am Ende doch noch der Cash ausgeht, bevor die Krise überwunden ist. Entscheidend ist, dass Ihr noch da seid, wenn die Wirtschaft wieder Fahrt aufnimmt. Denn wer seine Chancen am Markt verbessern und als Gewinner aus der Krise hervorgehen möchte, muss möglichst kluge Entscheidungen treffen, an welchen Stellen gespart und an welchen möglicherweise sogar mehr investiert wird.

Die Krise nutzen

Eine Krise kann auch eine sehr große Chance sein. Verwandelt die Sorgen und Zweifel, mit denen Ihr aktuell zu kämpfen habt, in Energie und Kreativität. Motiviert euer Team, packt gemeinsam an, kämpft! Jetzt erst recht!!!

Und nutzt die Zeit, die Ihr gerade übrighabt, um Prozesse und Abläufe für die Zukunft zu optimieren.

Kommunikation ist gefragt – sehr viel Kommunikation

Das fängt mit Eurem Team an, betrifft Eure Investoren genauso wie Eure Kunden, aber auch Lieferanten und Partner. Sprecht offen mit ihnen und versucht Euch gegenseitig zu unterstützen.

Nicht weniger, sondern mehr Marketing

Der zweitwichtigste Punkt nach der Liquidität ist der Bereich Marketing und Sales. Aktive, auf den direkten Verkauf ausgerichtete Sales-Kampagnen werden in der Krise wahrscheinlich wenig Erfolg haben. Nutzt die Zeit besser dafür, Euer Marketing und Eure Unternehmenskommunikation auszubauen. Erfolgreiche Firmen haben in Krisenzeiten nicht weniger Kommunikation gemacht, sondern mehr!

Kommuniziert also mehr mit den bestehenden Kunden und noch mehr mit potenziellen Neukunden. Schreibt mehr Kunden an, klopft an noch mehr Türen. Geht ihnen nicht mit direktem Sales auf die Nerven, sondern informiert sie über Euch und über Eure Produkte. Entwickelt dafür eine Content-Strategie. Positioniert Euch noch klarer am Markt. Wofür steht Euer Unternehmen? Definiert ein noch spitzeres Angebot, für das Ihr als Experte wahrgenommen werden wollt. Stärkt die Sichtbarkeit Eures Unternehmens. Kommuniziert dort, wo Eure Kunden gerade sind. Wenn wie aktuell alle Messen ausfallen, um Leads zu generieren, dann geht neue Wege, z.B. über Lead-Kampagnen auf LinkedIn oder Xing. Definiert ggf. neue Branchen, die Ihr angehen wollt. Sucht Euch Firmen, die von der Krise weniger betroffen sind. Recherchiert die Ansprechpartner, schreibt sie an, kontaktiert sie mit interessanten Infos über Euer Produkt oder Eure Dienstleistung.

Baut die Leadgenerierung weiter aus, indem Ihr Eure Homepage entsprechend überarbeitet, Pillar-Pages erstellt, Eure Keywords anpasst etc. … All das sind Maßnahmen, die sich auch mit einem reduzierten Marketing-Budget umsetzen lassen.

Führungsstärke beweisen

Um Euer Unternehmen erfolgreich durch die Krise zu führen, sind der Mut zu unpopulären Entscheidungen und Konsequenz nötig, aber auch eine intensive Kommunikation im Team und mit den einzelnen Mitarbeitern. Ihr müsst sehr viel mehr miteinander reden und dürft keine falschen Versprechungen machen, die am Ende nicht zu halten sind. Gerade in der Krise kommt es auf das richtige strategische Denken und Handeln an. Versucht möglichst immer einen Schritt voraus zu sein und holt Euch Rat bei erfahrenen Ratgebern, die das alles schon einmal durchlebt haben.

Und noch was …

Man muss so ehrlich sein: Trotz der enormen Unterstützung durch den Staat werden viele Unternehmen und Startups die Krise nicht überleben. Diejenigen aber, die sie überleben, werden gestärkt daraus hervorgehen.

Und glaubt ja nicht, dass die Krise schnell wieder vorüber ist. Die Erfahrung hat mich gelehrt, es wird sehr viel länger dauern, bis eine wirtschaftliche Normalität wiederhergestellt ist, als man anfangs gedacht hat.

Die wichtigsten Punkte noch einmal im Überblick:

1. Situation analysieren
2. Neu planen und schnell handeln – sehr schnell
3. Cash, Cash, Cash – Liquidität ist alles
4. Mut zu radikalen Entscheidungen – wenn es sein muss
5. Die Krise nutzen
6. Kommunikation ist gefragt – sehr viel Kommunikation
7. Nicht weniger, sondern mehr Marketing
8. Führungsstärke beweisen

Andreas Preen
Gründer und Unternehmer, Aufsichtsrat, Beirat und Gründer-Coach